Les 6 bonnes pratiques pour garantir un Onboarding à distance réussi !

En cette période de crise exceptionnelle, nous avons dû changer nos habitudes et nos relations interprofessionnelles. Le télétravail s’est généralisé et les entreprises se sont réorganisées afin de gagner en agilité.

Malgré une baisse d’activité, certaines sociétés continuent de recruter et se posent donc la question de l’intégration de leurs nouvelles recrues à distance. Afin de les accompagner dans cette problématique, voici 6 conseils pratiques pour réussir un Onboarding à distance.

1 – Livrer l’équipement avant son premier jour

Vous devez vous assurer de faire parvenir à votre nouvel employé l’ensemble de son matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions en temps et en heure. Évitez de l’envoyer le jour J et préférez lui faire parvenir la semaine précédant son premier jour. 

Voici une liste, du matériel et éléments nécessaires : 

  • Ordinateur portable
  • Casque audio 
  • Smartphone 
  • Identifiants et mots de passe 

N’oubliez pas de lui fournir les contacts de votre service technique. Cela peut être grandement nécessaire pour le premier lancement ! 

2 – Annoncer l’arrivée à tous les employés

Dans le quotidien, il est vrai que l’annonce de l’arrivée d’un nouveau collaborateur se fait souvent par le bouche-à-oreille. En cette période de confinement, il est d’autant plus important d’officialiser une arrivée dans l’entreprise ! 

Pour ce faire, prévenez l’ensemble des équipes internes avec un petit mailSimple et efficace, tout le monde sera au courant ! 

3 – Programmer une réunion d’accueil en équipe en visioconférence

Visioconference

A défaut de pouvoir faire un accueil chaleureux en équipe et avec une présence physique, nous vous conseillons de programmer une réunion en visioconférence le premier jour du nouvel arrivant. La vidéo est très importante pour cette réunion, afin de créer un premier contact visuel et de mettre un visage sur un prénom. 

Cette réunion sera l’occasion de faire le tour de chaque collaborateur qui compose l’équipe. Chacun pourra décrire l’ensemble de ses missions. Ainsi, la nouvelle recrue va pouvoir découvrir qui se cache derrière chaque mission. 

4 – Faire des points réguliers entre le nouvel arrivant et son Manager

Nous le savons tous, les premières semaines dans une entreprise sont les plus compliquées. Il faut appréhender le secteur d’activité, les missions, les collègues, les habitudes… Beaucoup d’informations à retenir ! 

Pour accompagner votre recrue dans ses premiers pas, ne lésinez pas sur les échanges. Il ne faut surtout pas qu’un climat d’incompréhension s’installe. Nous vous conseillons de prendre des nouvelles régulièrement par téléphone ou par visioconférence.

5 – Désigner un collègue “tuteur”

Le tutorat est un très bon levier d’intégration. Souvent vu dans le milieu scolaire, il est de plus en plus utilisé dans le cadre d’un Onboarding ! 

A distance, le tutorat devient tout aussi intéressant. Le tuteur est là pour apporter une aide dans le quotidien de la recrue.  

Les tuteurs sont volontaires et aptes à donner les informations nécessaires, il est donc important que le tuteur ne se sente pas contraint par cette tâche. Cela peut donc être l’occasion de valoriser une personne de l’équipe en la nommant tuteur du nouvel entrant.

6 – Envoyer un mail de présentation sur l’entreprise et son fonctionnement

Le premier jour d’un collaborateur rime souvent avec multiplications d’informations… Le plus souvent, l’Onboarding prévoit une réunion d’information mais dans le contexte actuel nous vous conseillons de faire parvenir un mail d’accueil. 

Ce mail fait office de livret d’accueil. Il répertorie l’ensemble des informations pratiques et administratives :

  • règlement intérieur,
  • horaires,
  • sélection de procédures,
  • documentation sur le CE,
  • accès à l’Intranet et aux réseaux internes,
  • un organigramme
  • etc 

J’espère que ces conseils vous permettront de garantir un Onboarding réussi et d’optimiser votre marque employeur.

Anthony Blaevoet

Directeur Associé au sein du cabinet de recrutement Human Search.

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